توصیه هایی برای بهبود جلسات کاری

اقتصاد ایرانی: جلسات کاری بخش مهمی‏ از هر کسب و کار و شغلی را تشکیل می‏دهند اما همانقدر که این جلسات می‏توانند مفید باشند و در بهبود وضعیت کسب و کار نقش داشته باشند ممکن است به یک اتلاف وقت واقعی نیز تبدیل شوند. جلسات کاری باید تا آنجا که امکان دارد کوتاه و موثر باشند تا افراد احساس نکنند که با حضور در جلسات وقت خود را بیهوده تلف کرده اند.

به گزارش خبرآنلاین، توصیه های زیر در مورد برگزاری جلسات که توسط مجله کارآفرین (The Entrepreneur) ارایه شده اند می‏توانند برای افزایش بهره وری جلسات به شما کمک کنند.

۱- سنجش ضروری بودن جلسه

در نخستین قدم باید از خود بپرسید که آیا برگزاری چنین جلسه ای ضروری و یا به عبارت بهتر حیاتی است یا خیر. اگر چنین نیست شاید بهتر باشد که اصلا جلسه ای برگزار نشود. بسیاری از جلسات کاری بدون اینکه ضرورتی داشته باشند برگزار می‏شوند و این در حالی است که اگر افرادی مجبور باشند برای حضور در این جلسات مسافتی را نیز در خیابان های شلوغ طی کنند، برگزاری چنین جلساتی توجیهی ندارد.

۲- آماده ساختن دستور جلسه

بسیاری از جلسات کاری بدون برخورداری از دستور جلسه برگزار می‏شوند. در واقع افرادی که در این جلسات حضور می‏یابند تصویر دقیقی از اینکه قرار است در مورد چه موضوعاتی بحث بشود و چه مسایلی در جلسه مطرح خواهد شد ندارند. چنین روندی بهره وری جلسات را به شدت کاهش می‏دهد و به همین خاطر بهتر است که دستور جلسه ای برای جلسات آماده شود. البته آماده کردن دستور جلسه آن هم درست لحظاتی پیش از آغاز جلسه نیز کارایی چندانی ندارد و بهتر است که برای مثال ۲۴ ساعت پیش از آغاز جلسه، دستور جلسه آن آماده شود و در اختیار افرادی که قرار است در جلسه حاضر شوند قرار داده شود.

۳- افراد غیرضروری را حذف کنید

حضور برخی از افرادی که در جلسات حاضر می‏ شوند ضروری و مفید نیست و می‏تواند از بهره وری جلسات نیز بکاهد. چنین افرادی معمولا توجه چندانی به بحث های جلسه نشان نمی ‏دهند، چرا که در واقع موضوع چندان به آن ها مربوط نمی‏شود، و حتی ممکن است که با اقداماتی تمرکز جلسه را به هم بزنند. اظهارنظر این افراد در مورد مباحث جلسه نیز احتمالا به علت عدم برخورداری از تخصص کافی در مورد موضوع جلسه، چندان مفید نخواهد بود و از بهره وری جلسه خواهد کاست. به همین خاطر بهتر است تنها افرادی به جلسه دعوت شوند که حضور آن ها ضروری و البته مفید است.

۴- جلسات دو نفره

لازم نیست که جلسات دو نفره به شیوه مشابه جلسات چند نفره برگزار شوند بلکه می‏توان از یک پیاده روی مشترک برای چنین جلساتی استفاده کرد. حتی می‏توان جلسات دو نفره را در رستوران یا محل دیگری برگزار کرد. تغییر در فرم جلسات باعث افزایش جذابیت آن ها خواهد شد.

۵- مراقب جلسات هفتگی باشید

برخی از جلسات کاری در به طور منظم و در دوره های زمانی خاص، برای مثال هر هفته، برگزار می‏شوند. چنین جلساتی ممکن است به مرور زمان کارایی خود را از دست بدهند و تنها به جلساتی تکراری بدون دستاور قابل ذکر تبدیل شوند. در مورد چنین جلساتی تلاش کنید تا هدف اصلی برگزاری آن ها را همواره در ذهن داشته باشید و اجازه ندهید که جلسات از مسیر اصلی خارج شوند. در غیر اینصورت احتمالا پس از مدتی افرادی که در جلسه حضور می‏یابند از خود خواهند پرسید که اصلا چرا باید در چنین جلساتی حاضر شد.